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  • hermitsum

仕事を早くするには

更新日:2021年3月18日

【段取り編】


・仕事の早い人は段取り(優先順位付け)が上手いという。手帳に書くのも良いが、付箋やエクセルだと瞬時に項目並べができる。


・同じ作業は、まとめてする。たとえば開梱~PCセットアップ中、都度ゴミをきちんと片付けるのでなく、ざっと固めておき、後でまとめて分別など。


・スキマ時間の発見・利用。例えばダウンロードやアップデート等、案外じっとしている時間を見つけ活用。


【入力編】


・よく使う用語は、こまめに辞書登録。先人が業界やジャンルごとに集めたIME辞書もネット上に有ったりするので、探して利用。


・ショートカットキーの活用。右手でマウス、左手でショートカット、と両手同時に使えるとかなり早くなる。フリーソフトで、よく使うメニューやマクロを割り当てるのも良い。


・数字入力はキーボード ( 上部 ) でなくテンキー ( 外付けも ) が入力効率は高い。


【ツール編】


・グループなら、グループウェア(サイボウズや Aipo 等)でデータ共用(カレンダーやフォルダ等)した方が効率は断然良いし、コミュニケーションも滞りない。また複数でスケジュール知っていれば、当人がタスク忘れても誰かが気づく、などミス対策にもなる。


・いちいち立ち上がって聞いたり、思いつきでくどくど話すより、パソコンで文書通知するツール( IP Messenger や ChatWork など。LINEのようなもの)の利用も良い。

 忙しくても後で読める、文書なので聞き違い、言った言わないも無くなる。

 長々と話さなくても、参考Webサイトのアドレスや資料・写真を貼り付けて済んだり、以前のコピーで済む事も。


〈エディタ設定〉


・白地に黒、というスタンダードではなくても、たとえば壁紙を紺にし、文字を黄色、フォントも太い好みのものに変えてみる。グンと見やすくなり、それだけで文書編集へのやる気が違ってくることも多い(提出時には、元(白地に黒)に戻す)。


【パソコン高速化編】


・道具にこだわるのは基本中の基本。良い職人やプロスポーツ選手などもオーダーメイドなど道具にはこだわりを持つもの。


・パソコンのチューンナップを疎かにしている人が多い。メモリを最大限にする、まだHDDならSSDにする、余計なスタートアップは止める、軽いセキュリティソフトを使う、設定を細かく見直す、など高速化に注意すると実際の速さだけではなく気分的にも乗ってくる。

 ブラウザもよく使う為、高速化アドオンなども検討すると良い。


・同様にネットの速度もこだわる。有線が使えるならその方が早い。プロバイダを見直したり、IPv6に変えるなど、ネットの速さにもこだわってみると実際にも、気分的にも軽快に。


【エクスプローラ編】


・よく使うフォルダ、ファイルなどはショートカットキーで出せるようにしておく。何回もめくる作業を入れると、それだけで面倒になり、別の事に気が散るなんて事も多い。


・またダウンロード場所や保存場所を聞いてくる時、違う場所にDLや保存したい時があるが、そうした場合も、デスクトップによく使うフォルダのショートカットを置いておけば、いちいちめくらなくても、それをクリックすれば速い。


・終わったものやあまり見なくなったものは、使用済としてフォルダにまとめ、なるべく余分な物は視界に入れないようにした方が、整理しやすくなる。


【Excel編】


〈Excelの有用性〉

・優れたツールは他にもたくさん有るが、大抵のパソコンで使える(無くても代替品も豊富)点。タブレットやスマホ、会社パソコンやネットカフェのパソコンなどでも開ける。また使い慣れている事や、豊富なアドイン、参照資料がネットにも豊富、データが膨大でも処理能力に優れる(検索なども高速)点も良い。


・Excelの内部操作にもショートカットキーを割り当てる(テキストボックス作る、トリミングモードに入るなど)


・よく見るExcel(の表やワードやパワーポイントのグラフ等)が有るが、そういった場合、毎回ソフトを起動せず、その画面をキャプチャして画像にしてしまい、それをショートカット等で開くようにすると軽くて良い(毎回の起動時間を省ける)


〈Excel目次〉


・これはたまに使っている方法。

 Excelでファイル名が並んだ目次のシートを作る。

 その目次のファイル名には、そのファイルの場所 ( 例 c : \フォルダA \ ファイル1 )や、関連するシートのリンク( 例:ExcelA ! シート1 A1 ) を付けておく。これで簡単にファイルを起動したりシート移動が可能。エクスプローラで行き来するより断然早い。


〈Excel 写真整理法〉


1. 写真をデュアルディスプレイ(2画面)の片方で映しておく(もう片方はExcel)。

2. win+shift+sでトリミング(マウスで矩形に囲う)すると、自動でキャプチャ~クリップボードに保存される。

3. さらにExcelのアドイン( Relax Tools 等)を使えば、クリップボードにある画像は自動でExcelに取り込んでくれる。

 これだけである。


 たとえば教科書を写真で取っておき、教科書の必要な箇所を切り取ってExcelに貼り付け、その後Excelで矢印や補足を入れる、というような事をしていた。


・矢印や傍線などはコピーすれば済む。

・リアルな色ペンより、カラフル且つ簡単に色分けできる(蛍光ペンも半透明な図形を使えば良い)。

・手より簡単且つきれいに線が引ける。


・教科書に直接書き込むと、余分な所が視界の邪魔になるが、本当に必要な所だけを切り取れる為、すっきりして分かりやすい。

・教科書だと説明が前後していたり、バラバラになっている箇所を、分かりやすくまとめたりも可能。

・教科書だと行間がせまくて文字が書けづらく読みにくいが、これだと矢印やフキダシで余白に書き込みも可能。


・何の工夫もなくファイルメニュー~フォルダで画像を選ぶ~4方向からトリミングというような事を逐一していると写真数が多い場合、かなりの時間差が出ると思う。


【検索&履歴編】


・フォルダの整理や並べ替えの限界

 普段、検索を使用慣れしていない人は、お部屋の整理と同じような感覚で、フォルダやファイルをきちんと整理・整頓しよう、見やすく美しく、と努めるが、整理自体に時間取られ過ぎるのも、それはそれで時間の無駄となる。また整理したところで、そもそもの情報量が多いと、フォルダめくる回数やどこに置いたか思い出すなど、結局そこまで高速に探せない。


〈検索ツールの有効利用〉


・そこで"Everything"といったような高速ファイル検索を使うと、ファイル名で瞬時に検索結果が出て、その結果をクリックすればすぐ起動できる。また入っているフォルダや、作成日時も一瞬で分かるので識別も問題ない。


 ファイル名で検索する為、普段から、できる限りファイル名は分かりやすい、思いつきやすいキーワードを入れるように意識しておく。その為に半角などをうまく使い、狭い幅でもたくさんキーワードが入るようにしておくと検索に引っ掛かりやすい。


 あとファイル名の冒頭に2021-03-16といった日付も入れておくと自動で作った順に並ぶので分かりやすくなる。なお日付は"きょう"と打って変換すればすぐ出る。


・もしファイル名すら分からない、単語しか思い出せない場合には、MiGrep2 などといった全文検索を使うと良い。


〈履歴の有効利用〉


・検索に次いで、利用効果が高いのが履歴、である。言葉が浮かんでこない時など、さっと自動で記録してある履歴を眺めるだけですぐ出せる。


・エクスプローラの履歴は QTTabBar といったようなソフトが有効。過去もかなり役立つ事が多かった。

※ウィンドウズにも多少履歴は有るが、表示数が少ない、フォルダの履歴が見れない等、使い勝手の面では他のソフトに軍配が上がる。


【フィジカル編】


〈仮眠(昼寝)〉

・どんな栄養ドリンクより、疲れた時は10分程度でも寝るのが疲れに効く(特にドライブ時)。


〈ノイズを消す〉

・Excelで文章まとめているような時は、終わった所、見なくても良い所は、半透明の色が付いた四角いオブジェクト(シート)を作り、それで所々隠して作業すると、集中しやすくなる。


・すぐ遊んだり、だらけやすい環境(家など)では人間弱いもので、どうしてもネットやスマホなど気が散って集中が続かない事が多い。あえて自分を遊べない環境(図書館など)に置くのは、タイプにもよるだろうが、試験勉強の追い込み時等、有効。


【番外編】


・(分かりやすい作業なら)多少お金を出してでも、今や民間で代行(ランサーズや○○代行など)は増えているので有効活用した方が良いケースが有る。


・速さはメール 電話 =< LINE(or 類似ツール)。たとえば状況説明なら写真をLINEで送る方が電話より正確(百聞は一見に如かずとのことわざも)で早い。

 相手が出られない場合、待ち時間や、何度も電話掛け直す時間も無駄になる。また電話を受ける場所も拘束されがち(電波・人混み・運転中等)。あと聞き逃しなども防げる。


〈お客さんのコントロール〉

・お客さんはあまり深く考えず、思いついた事を話す事が多い(自分でも何が問題か分かっていない)。そこで先回りして察知し、さらに一言でこうですか、と要約してしまう。聞き上手は状況によりけり(時間は有限)。無論、自分が説明する時も、同様の事は言える(ダラダラ話さず、分かりやすくまとめるなど)。


〈授業や講義〉

・話 黒(白)板に書く プロジェクターや画面共有 レジュメ作成し事前に配る

 左に行く程、話し手は準備しなくて良いし、楽だが、自己満足になりがち。


 レジュメを作って事前に配れば、聞き手は話の前に予習でき、必要な事はネット検索しておくなど、話も頭に入ってくるし、話の途中に有意義な質問もたくさん出てきてグループ全体の理解も深まる。


 一言一句漏らさずノートを取り続けるという作業がなくなり、話に集中しつつ、必要時は紙にコメント書き込める。そしてそれを持ち帰り、電車や寝る前など何度でも復習でき、理解も定着する。


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